آموزش گام به گام ‏Microsoft Word

مكاتبات اداري و بازرگاني

مكاتبات :

مكاتبات عبارت است از نوشته هايي به منظور آگاهي ، اطلاع و خبر بين دو يا چند نفر ، موسسه ، شركت و سازمان كه ميتواند به وسيله پست يا فرد انجام گيرد.

مكاتبات در وحله اول بررسي ، اقدام و سپس بايگاني مي گردد.

مكاتبات بر دو نوع است :

1- مكاتبات بازرگاني

2- مكاتبات اداري

- مكاتبات بازرگاني :

مكاتبات بازرگاني عبارت است از نوشته هاي بازرگاني درباره توليد ، خريد ، فروش ، ارائه خدمات و مسائل مالي .

بطور معمول نامه هاي بازرگاني داراي سرلوحه اي است كه نوع و چگونگي فعاليت هاي موسسه را نشان ميدهد. سرلوحه آن عبارتست از :

-علامت تجاري

-نام موسسه

-شماره ثبت دفتر شركت ها

-نشاني

-تلفن

-نشاني تلگرافي و تلكس و يا فاكس

-نوع فعاليت

- مكاتبات اداري :

تفاوت مكاتبات اداري در اندازه كاغذ، فرم و شكل نوشتن آن مي باشد .

ابعاد نامه هاي اداري :

طبق دستور العمل اداره كل بهبود روشها در سازمان امور اداري و استخدامي كشور كاغذها بشرح زير در موارد مختلف مورد استفاده قرار مي گيرد :

- كاغذهاي A3 :

بدون سرلوحه است و براي تهيه جدول ، نمودار و نقشه مورد استفاده قرار مي گيرد.

- كاغذ هاي A4 :

مخصوص نامه هايي كه از 5 سطر صفحه A4 بيشتر باشد ( براي گزارش هم از اين كاغذ استفاده مي شود ).

- كاغذ A5 :

مخصوص نامه هايي كه از 5 سطر صفحه A4 كمتر باشد .

- كاغذ A6 :

بدون سرلوحه است و براي نامه نگاري بين كارمندان مورد استفاده قرار مي گيرد و فقط در طرف چپ و بالاي كاغذ كلمه (يادداشت ) چاپ ميشود.

طبق اين دستورالعمل اندازه نامه هاي اداري بر دو نوع است :

- نامه هاي بزرگ A4 :

به ابعاد 297 × 210 ميليمتر ، مطالبي كه از 5 سطر بيشتر باشد روي اين كاغذ ماشين ميشود.

- نامه هاي كوچك A5 :

به ابعاد 148 × 210 ميليمتر ، مطالبي كه از 5 سطر كمتر باشد روي اين كاغذ ماشين ميشود.

نحوه تهيه نامه هاي اداري :

اجزاء مختلف نامه اداري :

هر نامه اداري داراي پنج جزء بشرح زير مي باشد :

1-سرلوحه

2-عنوان گيرنده ، فرستنده ، موضوع نامه

3-متن نامه

4-مشخصات امضاء كننده نامه

5-گيرندگان رونوشت

اينك بشرح هر يك از اجزاء بالا مي پردازيم :

1- سرلوحه :

-آرم جمهوري اسلامي ايران سمت راست يا بالاي نامه .

-نام سازمان اصلي زير آرم و نام واحد يا اداره

وابسته زير نام اصلي .

-تاريخ در سمت چپ

-شماره در سمت چپ

-پيوست در سمت چپ

2- عنوان گيرنده ، فرستنده ، موضوع نامه :

الف : عنوان گيرنده

عنوان گيرنده كه با كلمه ( به ) در نامه مشخص ميشود عبارت است از :

نام شخص يا موسسه اي كه نامه براي او فرستاده ميشود.

ب : عنوان فرستنده

عنوان فرستنده كه با كلمه ( از) در نامه مشخص ميشود عبارت است از :

نام شخص ، موسسه ، سازمان و يا واحد سازماني كه نامه از طرف آن نوشته ميشود.

ج : موضوع نامه

موضوع نامه عبارت است از عبارت كوتاه و گويايي كه مبين محتواي نامه باشد. (يعني متن نامه درباره چه موضوعي مي باشد ).

- متن نامه :

منظور از متن نامه مطالب و شرحي است كه در مورد موضوع نامه نوشته ميشود .

متن نامه ممكن است از يك يا چند پاراگراف تشكيل شده باشد كه قسمت اول را پاراگراف افتتاحيه و بعد از آن را پاراگراف مياني و قسمت آخر را پاراگراف اختتاميه مي نامند.

پاراگراف :

اصولاً پاراگراف شامل يك بند يا يك قسمت است كه از چند جمله مربوط به هم تشكيل شده و ضمن اينكه پاراگراف ، خود داراي معني مستقلي است اما با پاراگراف هاي بعدي نيز ارتباط دارد و با Enter از هم جدا مي شوند.

3- مشخصات امضاء كننده نامه :

مشخصات امضاء كننده نامه در سمت چپ نامه مي باشد .

نام و نام خانوادگي مقام

يك يا دو سطر فاصله

موقعيت سازماني امضاء كننده

بايد توجه نمود كه نام و نام خانوادگي درست در وسط عنوان پست سازماني امضاء كننده قرار ميگيرد.

در مواردي كه مقام ديگري حق امضاء نامه را بجاي امضاء كننده اصلي داشته باشد در قسمت مربوط به مشخصات امضاء كننده نام و نام خانوادگي امضاء كننده اصلي و همچنين عنوان سازماني وي نوشته شده و با اضافه كردن عبارت ( از طرف) در جلوي آن امضاي نامه بوسيله مقامي كه به او تفويض اختيار شده صورت مي گيرد .

نامه هاي اداري بر دو نوع است :

1-نامه هاي وارده : آن دسته از نامه هايي كه به درون ارگان يا سازماني وارد ميشود.

2-نامه هاي صادره : آن دسته از نامه هايي كه به بيرون از ارگان يا سازمان ارسال ميشود.

لازم به ياد آوري است كه دفتري بنام دفتر انديكاتور وجود دارد كه مخصوص ثبت كليه مكاتبات نامه هاي وارده و صادره ميباشد.

براي ماشين كردن نامه هاي اداري بايد به نكات زير توجه كرد :

تحرير كردن مشخصات گيرندگان رونوشت :

رونوشت عبارت است از نسخه برداري يا كپي برداري از روي نامه اصلي اگر نامه اداري داراي سه رونوشت براي سه محل مختلف باشد آن نامه در 5 نسخه تايپ ميشود كه سه نسخه آن براي آن سه محل ، يك نسخه از رونوشت براي بايگاني قسمت مربوطه و يك نسخه هم كه همان نامه اصلي مي باشد.

شروع عبارت رونوشت از لبه سمت راست پس از يك يا دو فاصله سطري از عنوان سازماني امضاء كننده نامه مي باشد.

پس از تايپ عبارت ( رونوشت ) دو نقطه گذاشته و يك فاصله سطري داده ، از زير دو نقطه با خط تيره شروع به تايپ قسمت هايي كه نامه بايد به آنجا فرستاده شود مي نمائيم.

مثال :

رونوشت :

- جناب آقاي ... ( با توضيح سمت)

- جناب آقاي ... ( با توضيح سمت )

- جناب آقاي ... (با توضيح سمت )

- بايگاني

پيوست : هر مدركي كه همراه نامه فرستاده ميشود پيوست ناميده ميشود. در قسمت بالاي نامه كلمه پيوست در سمت چپ بصورت چاپي مي باشد كه اگر نامه اي داراي پيوست باشد بايد جلوي كلمه پيوست كلمه (دارد) را اضــــــافه كنيم و اگر نداشته باشد بصورت خط تيره يا كلمه ( ندارد) نشان داده ميشود.

انتخاب قلم Font

قلم مهمترين ابزار يك برنامه تايپي مي باشد.

براي دسترسي به اين قلمها راههاي متفاوتي وجود دارد يكي از آنها استفاده از منوي Format و زير منوي Font است . روش دیگر استفاده از ماوس است كه بر روي يكي از سطــرهاي تايپ شده رفته و كليك راست مي كنيم و گزينه Font را انتخاب مي نمائيم . روش ديگري كه براي دسترسي به كادر محاوره اي Font ميتوان عنوان كرد استفاده از كليد تركيبي Ctrl+D مي باشد .

روش ديگر استفاده از كليد تركيبي Ctrl+Shift+F سپس استفاده از كليد هاي جهت نما يا Arrow Key و انتخاب قلم مورد نظر و زدن كليد Enter مي باشد .

- كادر محاوره اي Font :

در اين كادر محاوره اي دو كادر عربي و لاتين ديده ميشود كه با توجه به متن خود آنها را انتخاب مي كنيد توسط Box جلوي گزينه Font ميتوانيد از قلمهاي گوناگوني استفاده نمائيد هر قلم شكل متفاوتي با قلم ديگر دارد و براي آنكه قابل شناسايي باشد اسمي براي آن در نظر گرفته شده است .

- Font Style : توسط اين گزينه قلمها را به يكي از حالتهاي نوشته در Box در ميآوريد. البته از كليد هاي تركيبي Ctrl+B براي حالت Bold و از كليدهاي تركيبي Ctrl+I براي حالت Italic ميتوان استفاده نمود. البته ميتوانيد دكمه Bold و Italic از نوار ابزار Formatting را نيز انتخاب نمائيد.

- Size : توسط اين گزينه ميتوانيد يك متن را ريز تر يا درشت تر بنويسيد. براي تغيير اندازه قلم ميتوان از كليد تركيبي Ctrl+Shift+< یا > و همچنين از كليد تركيبي Ctrl+[ یا ] نيز استفاده نمود. يكي ديگر از راههاي تغيير اندازه قلم استفاده از كليد تركيبي Ctrl+Shift+P سپس استفاده از كليدهاي جهت نما براي انتخاب سايز و زدن Enter جهت تائيد آن استفاده نمود. البته ميتوانيد دكمه Size از نوار ابزار Formatting را نيز انتخاب نمائيد.

- Color : يكي ديگر از مزيتهاي Word اين است كه به شما امكان چاپ رنگي ميدهد توسط اين گزينه ميتوانيد براي فونتهاي خود رنگهاي مختلف انتخاب كنيد. توجه داشته باشيد كه اگر به متن خود رنگ داديد و اين متن را با چاپگر سياه و سفيد چاپ نموديد چاپگر ، متن رنگي شما را به حالت طيفي از سياه و سفيد چاپ خواهد كرد. چنانچه رنگ خودكار Automatic را انتخاب كرده باشيد اگر رنگ زير زمينه عوض شود رنگ قلم نيز بطور خودكار و با توجه به رنگ زمينه عوض خواهد شد.

البته ميتوانيد دكمه Font Color از نوار ابزار Formatting را نيز انتخاب نمائيد.

Underline : از طريق اين گزينه ميتوانيد زير متن خود خط بكشيد . با انتخاب None که به صورت پیش فرض انتخاب شده است زير لغات خط کشیده نمی شود. انتخاب Word Only باعث می شود که فقط زير لغات خط كشيده شود و زير فاصله هايي كه با Space هستند خطي كشيده نمي شود.

البته ميتوانيد دكمه Underline از نوار ابزار Formatting را نيز انتخاب نمائيد و یااز كليد تركيبي Ctrl+U استفاده نمایید.

- Effect :

Superscript : از این گزینه براي تايپ توان استفاده ميشود البته از كليد تركيبي Ctrl+Shift+(+) نيز ميتوان استفاده نمود.

- Subscript: از این گزینه براي انديس پائين استفاده ميشود البته از كليد تركيبي Ctrl+(+) نيز ميتوان استفاده نمود.

- Hidden : با استفاده از این گزینه می توان متن بلوك شده را پنهان نمود تا در پرونده نمايش داده نشود ، براي نمايش مجدد بايد پرونده را بلوك كرده و ضربدر داخل اين گزينه را برداشت. درصورتيكه خواستيــد متــن بلوك شده پنهان شـود و Hidden را انتخاب نموديــد و اين كار صـورت نگرفت دقت نمایید که :

1- علامت (Show/Hide) در نوار ابزار Standard غیر فعال باشـد.

2- در منوي Tools زير منوي Option ، برگ نشان View گزينه Hidden text انتخاب نشده باشد.

Default : تمام تنظيمات را به حالت پیش فرض برمی گرداند.

Preview : جعبه نمايش است .

كادر محاوره اي Character Spacing :

Scale : توسط اين گزينه ميتوانيد متن خود را كشيده يا باز كنيد توجه داشته باشيد كه فشرده سازي يا باز كردن عملي است كه بر سر قلمها خواهد آمد نه بر سر فاصله بين حروف.

Spacing : فاصله بين حروف يك كلمه را كم و يا زياد مي كند.

Position: متن خود را (Lowered) پائين تر و يا (Raised) بالاتر از خط اصلي قرار ميدهد و براي تايپ فرمولها از آن استفاده ميشود . بايد توجه داشت كه بالا يا پائين رفتن کلمات از خط اصلي توسط كاربر تنظيم ميشود و تفاوت آن با Superscript,Subscript در همين است زيرا توسط اين دو گزينه توان يا انديس پائين فاصله آنها تا خط اصلي اتوماتيك تنظيم ميشود.

كادر محاوره اي Text Effects :

Animation: در صورتي كه متن خود را بلوك كرده و يكي از گزينه هاي اين كادر محاوره اي را انتخاب كنيد دور متن انتخابي شما طيفي از نوارهاي رنگي ظاهر ميشود كه آن متن را در صفحه مانيتور مشخص و نمايان ميكند.

برگردان و انجام مجدد -Undo & Redo

قلمي عوض كرده ايد . متني پاك كرده ايد . رنگ قلم را تغيير داده ايد هر عملي كه انجام داده ايد مهم نيست چنانچه از كاري كه كرده ايد پشيمان شده اید از Undo يا كليد تركيبي Ctrl+Z ميتوانيد استفاده نمائيد. حالا اگر خواستيد عملی را که لغو کرده اید مجددا انجام دهيد از Redo يا از كليد تركيبي Ctrl+Y استفاده نمایید.

- همچنين ميتوانيد براي سرعت بخشیدن به كار از فلش كوچكي كه به دو طرف خميده شده است در نوار ابزار Standard استفاده كنيد و یا اين دو فرمان را از منوي Edit انتخاب نمایید.

بزرگ نمايي (Zoom) :

براي رسيدن به اين زير منو بايد از منوي View استفاده كرد. چنانچه صفحه خود را كوچك مي بينيد ميتوانيد توسط فرمان بزرگنمايي صفحه را بزرگ نمایید.

عمل بزرگنمايي از طريق نوار ابزار Standard نيز ممكن است و حتي ميتوان اندازه دلخواه را در Box تايپ نموده و Enter زد .

Page Width: بزرگنمايي به اندازه اي است كه عرض صفحه (پهنا) مشخص باشد.

Whole Page : بزرگنمايي به اندازه اي است كه تمام صفحه در اين حالت با جزئيات آن كاملاً مشخص است . Many Page: توسط اين گزينه ميتوانيد چند صفحه را همزمان مشاهده كنيد.

Percent : بزرگنمايي ميتواند بصورت دلخواه باشد. بايد توجه داشت در صورتيكه بخواهيد تمام گزينه هاي فوق فعال باشند بايد پنجره روي حالت Page Layout باشد . اين گزينه را ميتوانيد از منوي View انتخاب نمائيد.

كليدهاي ويرايشي

كليد هاي ويرايشي :

همانطور كه ميدانيد برنامه Word داراي كليدهاي تركيبي فراواني مي باشد كه در زير چند نمونه از مهمترين اين كليدها آمده است .

بعضي از اين جهت ها بستگي به فارسي و لاتين بودن متن دارد.

بلوك بندی در word و عمليات آن

- بلوك و عمليات مربوط به آن

- حذف (DELETE)

- انتقال (CUT)

- تكثير (COPY)

- فراخواني PASTE

بلوك به كمك صفحه كليد :

براي انتخاب قسمتي از متن بايد كليد Shift را پائين نگه داريد و سپس به كمك مكان نماي چپ ، راست ، بالا و پائين متن مورد نظر را انتخاب كنيد. هنگامي كه متن بلوك ميشود رنگ قلم و زمينه به حالت نگاتيو در مي آيد ( براي خارج نمودن از حالت بلوك حركت مكان نما بدون نگه داشتن Shift كافي است ).

در زير كليدهاي ديگري نيز براي بلوك كردن آمده است

بلوك به كمك ماوس

براي بلوك كردن به كمك ماوس كافي است روي نقطه شروع ، دكمه سمت چپ ماوس را نگه داريد و تا آخرين جايي كه ميخواهيد بلوك شود دكمه چپ را رها نكنيد. پس از بلوك كردن متن نوبت آن است که عمليات لازم را روي قسمت بلوك شده انجام دهيد مانند : تغيير قلم ، تغيير سايز ، تغيير رنگ و...

حذف به كمك صفحه كليد :

براي حذف محدوده ی بلوک شده بایستی کلید Delete را فشار دهيد.

حذف به كمك ماوس :

براي حذف قسمتي از پرونده به كمك ماوس بايد متن را توسط ماوس انتخاب نمائيد و با كمك زير منوي Clear از منوي Edit قسمت انتخابي را حذف كنيد.

حذف به كمك صفحه كليد :

براي حذف بايد از انتخاب متن يا بلوك كردن كليد Delete را فشار دهيد. فشردن اين كليد موجب حذف بلوك خواهد شد.

حذف به كمك ماوس :

انتقال بوسيله صفحه كليد

براي آنكه بتوانيد متن را جابجا كنيد و يا آن را از يك محل به محل ديگر ببريد بايد به روش زير عمل كنيد:

1-به كمك كليدهاي بلوك ، متن خود را بلوك كنيد.

2-كليدهاي تركيبي (Ctrl+X) و يا (Shift+Delete) را بفشاريد. با فشردن اين كليدهاي تركيبي متن شما ناپديد خواهد شد . البته متن ناپديد نگرديده بلكه از محل خود برداشته شده و به داخل حافظه(Clip board) رفته است .

3-حال مكان نماي خود را جابجا نموده و به محلي كه ميخواهيد متن به آنجا انتقال يابد، برويد.

4-پس از قرارگرفتن در محل مورد نظر كليدهاي تركيبي (Ctrl+V) و يا كليدهاي (Shift+Insert) را فشار دهيد تا متن از حافظه به محل جديد انتقال يابد.

اگر مجدداً كليدهاي تركيبي (Ctrl+V) را بفشاريد متن مجدداً از حافظه فراخواني خواهد شد. زيرا اين متن تا زماني كه در ويندوز قرار دارد در حافظه باقي ميماند.

البته براي انتقال ميتوانستيد از زير منوي Cut در منوي Edit براي ( ذخيره در حافظه و حذف ) و براي ( فراخواني از حافظه ) از زير منوي Paste در منوي Edit استفاده كنيد.

انتقال به كمك ماوس

براي آنكه توسط ماوس قسمتي از پرونده را انتقال دهيد به روش زير عمل كنيد:

1- توسط ماوس متن مورد نظر را بلوك كنيد.

2- با نگه داشتن دكمه ماوس روي قسمت انتخاب شده متن خود را به محل جديد بكشيد. بدين ترتيب متن شما به محل جديد انتقال خواهد يافت . معمولاً انتقال به كمك ماوس زماني صورت مي گيرد كه بخواهيد متن خود را چند سطر بالاتر يا پائين تر انتقال دهيد. براي انتقال مي توانستيد پس از بلوك كردن، كليك راست نموده و از منوي فوري Cut را انتخاب كنيد.

تمرين :

1- متن زير را تايپ كنيد:

متنی كه پيش روي شماست Ms Word با امكانات فارسي مي باشد. شركت مايكروسافت در مجموعه Office تصميم گرفت تا نسخه اي از اين گروه را ارائه كند كه داراي زبانهاي مختلف از سراسر دنيا باشد، لذا نرم افزار Word نيز داراي زبانهاي مختلفي از سراسر دنيا مي باشد كه هر يك در اين گروه قابل انتخاب هستند.

2- قسمتي از متن خود را به دلخواه بلوك نمائيد سپس آنرا توسط صفحه كليد حذف كنيد.

3- قسمتي از متن خود را به دلخواه بلوك نمائيد سپس آنرا توسط ماوس حذف كنيد.

4- دو بار كليد Ctrl+Z را بفشاريد تا متنهاي حذف شده دوباره بازگردانده شود.

5- قسمتي از متن را به دلخواه بلوك نموده و توسط صفحه كليد آنرا به قسمتي ديگر از متن انتقال دهيد.

6- قسمتي از متن را به دلخواه بلوك نموده و توسط ماوس آنرا به انتهاي متن انتقال دهيد.

تكثير یا کپی به كمك صفحه كليد :

براي تكثير يك قسمت از پرونده به محل ديگر بايد روش زير را دنبال كنيد :

1- به كمك كليدهاي فوري متن خود را بلوك كنيد.

2- كليد هاي تركيبي (Ctrl+C) و يا (Ctrl+ Insert) را فشار دهيد تا متن در حافظه كپي شود.

3- مكان نما را حركت داده و به محل جديد برويد.

4- در محل جديد كليد هاي تركيبي (Ctrl+V) و يا (Shift+Insert) را بزنيد تا متن درون حافظه در محل جديد فراخواني شود.

براي تكثير ميتوانستيد از زير منوي Copy و براي فراخواني از زير منوي Paste كه هر دو در منوي Edit وجود دارند استفاده كنيد.

تكثير یا کپی به كمك ماوس :

براي تكثير متن به كمك ماوس بايد به روش زير عمل كنيد :

1- توسط ماوس متن خود را انتخاب كنيد.

2- كليد Ctrl را نگه داشته و متن انتخاب شده را به كمك نگه داشتن دكمه سمت چپ ماوس و كشيدن ، به محل مقصد ببريد. اين عمل موجب تكثير متن انتخاب شده مي گردد. اين عمل نيز با زدن دكمه سمت راست ماوس و انتخاب گزينه Copy امكان پذير است .

توجه داشته باشيد كه تمامي عمليات ذكر شدن تنها براي متن نيست و ميتوان براي تصاوير نيز اين كار را انجام داد.

انتقال و تكثير (کپی) به كمك كليد سمت راست ماوس :

پس از بلوك ميتوانيد كليد سمت راست ماوس را بفشاريد و از آنجا Copy يا Cut را انتخاب كنيد و پس از بردن مكان نما به محل جديد مجدداً با زدن دكمه سمت راست ماوس Paste را بزنيد.

راه ديگر اين است كه پس از انتخاب متن ضمن كشيدن ، توسط دكمه سمت راست و بردن به محل جديد زير منوي فوري ظاهر خواهد شد كه از شما مي پرسد Copy يا Move كه هر كدام را خواستيد ميتوانيد انتخاب كنيد.

تمرين :

1- متن زير را تايپ كنيد:

متنی كه پيش روي شماست Ms Word با امكانات فارسي مي باشد.

شركت مايكروسافت در مجموعه Office تصميم گرفت تا نسخه اي از اين گروه را ارائه كند كه داراي زبانهاي مختلف از سراسر دنيا باشد، لذا نرم افزار Word نيز داراي زبانهاي مختلفي از سراسر دنيا مي باشد كه هر يك در اين گروه قابل انتخاب هستند.

2- پاراگراف اول متن را بلوك كرده و در انتهاي متن آنرا توسط صفحه كليد كپي كنيد.

3- كلمه «لذا نرم افزار» را انتخاب نموده و توسط كليد سمت راست ماوس آنرا به انتهاي متن انتقال دهيد .

چند برش با يك حافظه - Spike

شايد بخواهيد چند قسمت از پرونده را به حافظه برده و به محل ديگري يا پرونده ديگري انتقال دهيد. براي اين كار ميتوانيد متون را تك تك بلوك كرده ، پس از هر بلوك (Ctrl+F3) را بزنيد.

همگي متوني كه پس از بلوك روي آنها (Ctrl+F3) را زده ايد، اكنون در حافظه قرار دارند. براي فراخواني همگي آنها فقط كافيست تا (Ctrl+Shift+F3) را بزنيد.

تمرين :

1- متن زير را تايپ كنيد:

2- كلمه مايكروسافت را توسط Ctrl+F3 در حافظه نگه داريد.

3- كلمه زبانهاي را توسط Ctrl+F3 در حافظه نگه داريد.

4- كلمه سراسر دنيا را توسط Ctrl+F3 در حافظه نگه داريد.

5- يك سند جديد توسط كليد تركيبي Ctrl+N تشكيل دهيد.

6- در سند جديد كليد تركيبي Ctrl+Shift+F3 را بفشاريد.

ذخیره سازی و ضبط ، ذخیره سازی یا ضبط با نام

- ذخیره و ضبط با نام (Save & Save as) :

به بالاي محيـــط Word نگاه كنيد روي نـــوار عنوان يادداشت شده Microsoft Word Document 1

اسم Document 1 همان نام پرونده شماست كه خود برنامه هنگاميكه پرونده جديد باز ميشود به آن نام Document ميدهد. هنگامي كه پرونده اي را ضبط مي كنيد خود برنامه از شما خواهد پرسيد كه نام پرونده چه باشد يعني اسم Document را خود برنامه به پرونده ميدهد تا قبل از ضبط كردن شما پرونده نام داشته باشد. اكنون پس از اينكه فرمان ضبط پرونده را صادر كرديد برنامه از شما نام پرونده را خواهد پرسيد پس زماني كه شما براي اولين بار بخواهيد پرونده خود راSave كنيد كادر محاوره اي Save as براي شما باز خواهد شد براي اينكه دستور ضبط پرونده را اجرا كنيد ميتوانيد از كليد تركيبي Ctrl+S استفاده كنيد يا اينكه از نوار ابزار استاندارد دكمه Save را فشار دهيد يا اينكه از منوي File روي زير منوي Save برويد.

بعد از اينكه يكي از اين دستورات را اجرا كرديد براي اينكه پرونده شما اسم نداشته و از اسم پيش فرض خود برنامه استفاده مينموده است كادر محاوره اي Save as باز ميشود.

• Save in : توسط اين نشانه ميتوانيد محل نگهداري پرونده را مشخص كنيد.

• Up one level : توسط اين علامت خواهيد توانست تا به يك پوشه بالاتر (قبل) برويد يعني از پوشه جاري كه در آن قرار گرفته ايد خارج شويد.

• File name : در اين قسمت ميتوانيد اسم مورد نظر خود را تايپ نمائيد.

• Save as type : در اين قسمت Word Document را انتخاب كنيد. سپس در آخر دكمه Save را انتخاب نمائيد . حال پرونده شما با نامي كه شما وارد نموده ايد ضبط شده و شما ميتوانيد روي نوار عنوان ، نام پرونده خود را مشاهده نمائيد. اين نام ميتواند تا 256 حرف باشد از طرفي ميتوان بين نامي كه داده ميشود فاصله هم زد. اگر اطلاعات جديد يا تغييراتي در سند خود وارد كنيد اين بار با يكي از روشها مثلاً Ctrl+S پرونده شما ذخیره خواهد شد و ديگر كادر محاوره اي Save as باز نخواهد شد زيرا پرونده شما نام دارد.

ذخیره یا Save خودكار فایل و متن در ورد

براي اينكه دستور دهيد كه بصورت خودكار پرونده در Word ضبط شود وارد منوي File زير منوي Save as و گزينه Option مي شويد و دستور Always create backup copy را تيك مي زنيد و در Box روبروي Minutes زمان را تعيين مي كنيد مثلاً اگر زمان 5 دقيقه در نظر گرفتيد هر 5 دقيقه يكبار پرونده شما بصورت خودكار ضبط خواهد شد .يا اينكه ميتوانيد از منوي Tools زير منوي Option برگ نشان Save را انتخاب كنيد و دستور دستور Always create backup copy را تيك مي زنيد و در Box روبروي Minutes زمان را تعيين مي كنيد.

تمرين :

1- متن زير را تايپ كنيد:

2- متن خود را در سند ذخيره كنيد براي اين كار از منوي File زير منوي Save را انتخاب كنيد .

3- كادر محاوره اي Save As باز ميشود چرا؟

4- نام خود را در قسمت File name وارد كنيد سپس كليد Save را فشار دهيد.

5- در نوار عنوان متن خود چه مي بينيد.

6- به ادامه متن خود پاراگراف زير را اضافه كنيد.

در اينجا لازم است متذكر شوم كه اين مباحث حاصل سالها تجربه در امر تديس اين نرم افزار مي باشد.

7- دوباره از منوي File زير منوي Save را انتخاب كنيد.

8- ايندفعه چه اتفاقي مي افتد. چرا؟

- ذخيره كردن بر روي ديسكت :

براي اينكه بتوانيد سند خود را بر روي ديسكت ذخیره ( ضبط ) نمائيد سند خود را بايد ضبط كنيد. اگر اولين بار سند خود را ضبط كنيد كادر محاوره اي Save as باز ميشود نام مورد نظر پرونده در قسمت file name تايپ نمائيد در قسمت Save in شمابر روي فلش روبه پائين كليك ميكنيد و از آن قسمت 3.5 Floppy A: را انتخاب نمائيد توجه داشته باشيد كه ديسكت خود را در درايو ديسكت كامپيوتر خود قرار داده باشيد سپس از كادر محاوره اي دكمه Save را بفشاريد.

تذكر :

-چنانچه ديسكت شما نو است ، اطمينان حاصل كنيد كه قبلا فرمت شده باشد.

- اگر ديسكت مورد نظر قبلا مورد استفاده قرار گرفته است مطمئن شويد كه فضاي خالي كافي براي ذخيره كردن فايل سند شما در آن وجود دارد.

روش ديگر :

ميتوانيد پرونده خود را در كامپيوتر ضبط نمائيد سپس بر روي Desk Top آيكن My Document راانتخاب نمائيد فايل مورد نظر خود را كه ذخيره كرديد در آنجا مي يابيد بر روي آن كليك راست نموده گزينه كپي را انتخاب كنيد سپس از Desk Top آيكن My computer را انتخاب نموده بر روي 3.5 floppy A: دبل كليك نمائيد سپس كليك راست نموده گزينه Paste را انتخاب كنيد.

ایجاد پرونده جديد - New

هنگامي كه شما روي نشانه برنامه Word كليك مي كنيد تا پنجره اين برنامه باز گردد با باز شدن برنامه يك پرونده يا سند جديد نيز توسط برنامه باز مي گردد.

چنانچه خواستيد يك پرونده جديد بسازيد بايد از منوي File زير منوي New را انتخاب كنيدبا اين عمل كادر محاوره اي New باز ميشود از برگ نشان General در قسمت Create New گزينه Document را انتخاب نموده و Ok را بفشاريد و يا از كليد فوري Ctrl+N استفاده و يا روي نوار ابزار استاندارد روي نشانه New كليك نمائيد. برنامه Word براي هر پرونده جديدي كه باز ميكند نام Document را ميدهد و در انتهاي اين نام با توجه به اينكه چندمين پرونده اي است كه باز مي كنيد عدد خواهد داد فرضاً ممكن است نام يكي از پرونده هاي شما Document 5 باشد .

تمرين :

1- متني به دلخواه تايپ نمائيد.

2- سند مورد نظر را با نام خودتان ضبط كنيد.

3- فايل ضبط شده را بر روي ديسكت كپي كنيد.

4- درصورتيكه فايل ضبط شده را با دستور Create shourtcut به ديسكت انتقال دهيد با وقتي كه با دستور كپي انتقال دهيد چه فرقي دارد؟

5- يك سند جديد باز كنيد و متن ديگري در آن تايپ كنيد.

6 – سند خود را توسط صفحه كليد ضبط كنيد.(Ctrl+S)

كار با الگوها - Template

هر مدرك Word بر اساس الگويي است الگوي Blank Document پيش فرض مي باشد. Word داراي تنوع الگوهاي تعريف شده براي حروف ، برگ هاي اوليه فاكس، توضيحات و غيره مي باشد . همچنين ميتوانيد الگوهاي خاص خودتان را ايجاد كنيد يا الگوهاي موجود را اصلاح كنيد تا متناسب با نيازهاي خاص شما باشند.

• براي استفاده از يك الگوي موجود مراحل زير را انجام دهيد:

1. از منـــوي File زير منوي New را انتخاب كنيد تا كادرمحاوره اي ظاهر شود.

2. دركادر محاوره اي ظاهر شده ، برگ نشان مورد نظر را انتخاب كنيد . سپس نشانه اي را براي الگويي كه ميخواهيد مدرك بر اساس آن باشد، انتخاب كنيد.

3. گزينه Document را در ناحيه Create New انتخاب كنيد .

4. روي دكمه OK كليك كنيد.

5. متن مورد نظر خودتان را با متن نمونه در الگو مقايسه كنيد و مطالب اضافي را پاك كنيد و مطالب مورد نظر خود را اضافه كنيد تا مدرك تمام شود .

6. از منوي File زير منوي Save را انتخاب كنيد. الگوي اصلاح شده نيز ذخيره خواهد شد.

ايجاد الگوي جديد

•روش اول :

1. مدرك مورد نظر را تايپ كرده و دستور قالب بندي كه ميخواهيد در الگو ظاهر شود يا تصويري درج گردد، را بدهيد.

2. از منوي File گزينه Save as را انتخاب كنيد تا كادر محاوره اي Save as ظاهر شود.

3. از ليست باز شوي Save as type گزينه Document Template را انتخاب كنيد كادر Save in بطور خودكار نمايش پوشه Template را تغيير ميدهد.

4. يك نام تشريحي براي الگو در كادر متن File name تايپ كنيد.

5. روي Save كليك كنيد.

• روش دوم :

1. از منوي File زير منوي New درقسمت Create new گزينه Template را انتخاب كنيد.

2. مدرك مورد نظر را تايپ كرده و دستور قالب بندي كه ميخواهيد در الگو ظاهر شود يا تصويري درج گردد، را بدهيد.

3. از منوي File گزينه Save as را انتخاب كنيد تا كادر محاوره اي ظاهر شود.

4. در قسمت File name يك نام تشريحي براي الگوخود تايپ كنيد.

5. در قسمت Save as type گزينه Document Template انتخاب شده است و نياز به انتخاب شما ندارد.

6. دكمه Save را فشار دهيد.

توجه داشته باشيد براي بازنگري و فراخواني الگوها آنهارا بايد از منوي File زير منوي New در برگ نشان General جستجو كرد .

الگوها از اتلاف وقت ، هنگام ايجاد مدارك مشابه مثل برگهاي اول فاكس ، توضيحات ، نامه ها ، فرم ها و غيره جلوگيري مي كنند.

پاراگراف و قالب بندي آن

- پاراگراف و قالب بندي آن (Paragraph) :

همانطور كه در پيش ازاين آموختيد پاراگراف شامل يك حرف ، يك كلمه ،يك جمله ، يك سطر يا چند سطر است كه تا پايان نپذيرفته ،Enter نمي زنيم. هر جا كه Enter زده شد به معناي پايان يك پاراگراف است .

علامت پاراگراف آشكار/پنهان (Show/Hide) :

در Word اين امكان وجود دارد تا به طريقي انتهاي پاراگرافهاي خود را ببينيد. چنانچه روي نوارابزار Standard را مشاهده كنيد با علامت برخواهيد خورد كه با فشردن اين علامت، انتهاي هر پاراگراف آن را مشاهده خواهيد كرد.

با فعال كردن دكمه Show/Hide در نوارابزار ميتوانيد اين كاراكترهاي خاص كه هر كدام بيانگرعملياتي كه شما انجام داده ايد، هست را ببينيد. ( پــاراگراف .... فاصله (اينتر) ايجاد سطر جديد در درون يك پاراگراف )

حال براي استفاده از قالب بندي هاي يك پاراگراف از زير منوي Paragraph در منوي Format استفاده كنيد.

1- سطر بندي و تورفتگي ها (Direction & Indents) :

• سطربندي يا جهت (Direction) : توسط اين گزينه ميتوانيد نوع و جهت تايپ خود را مشخص نمائيد. (Arabic-Latin)

• مسير ،تراز(Alignment) : بعد از تعيين جهت تايپ اكنون نوبت محل قرار گرفتن متن است . فهرست رو به پائين اين گزينه را باز كنيد به گزينه هاي زير برخواهيد خورد.

چپ چين (Left) : موجب ميشود تا متن شما در سمت چپ قرار گيرد انتخاب اين گزينه بيشتر در متن لاتين كاربرد دارد. پاراگرافي كه با اين گزينه تايپ ميشود ، از سمت چپ سطرها تراز بوده ولي سمت راست آنها تراز نمي باشد. براي اينكه سطرهاي پاراگراف تراز چپ شود متن مورد نظر خود را بلوك كرده از نوار ابزار Formatting كليــد Align Left و يا از كليد تركيبي Ctrl+L نيز ميتوانيد استفاده كنيد.

راست چپن (Right) : موجب ميشود تا متن شما در سمت راست قرار گيرد انتخاب اين گزينه بيشتر در متن فارسي كاربرد دارد. پاراگرافي كه با اين گزينه تايپ ميشود ، از سمت راست سطرها تراز بوده ولي سمت چپ آنها تراز نمي باشد. براي اينكه سطرهاي پاراگراف تراز راست شود متن مورد نظر خود را بلوك كرده از نوار ابزار Formatting كليد Align Right و يا از كليد تركيبي Ctrl+R نيز ميتوانيد استفاده كنيد.

وسط چين (Center) :‌انتخاب اين گزينه موجب ميشود تا متن شما در وسط صفحه ( بين دو حاشيه ) قرار گيرد. البته اين به شرطي صادق است كه سطري را كه تايپ مي كنيد تمام سطر را اشغال نكند. براي اين منظور شما ميتوانيد متن مورد نظر خود را بلوك كرده از نوار ابزار Formatting كليد Center و يا از كليد تركيبي Ctrl+E نيز ميتوانيد استفاده كنيد.

- تراز شده حداقل (Justify Low)

- تراز شده متوسط (Justify Medium)

- تراز شده حداكثر (Justify high)

چنانچه بخواهـــيد پاراگراف شما بلندترو يا كوتاهتر شود ميتوانيد از اين گزينه ها استفاده كنـــيد. اين گزينه ها موجب خواهند شد تا در لاتين فاصله بين كلمات و در فارسي خط تيره بين كلمـــات بيشتر گردد.

مثال : گـــــزينــه ، L a t i n

• تو رفتگي (Indentation) : براي آنكه متن خود را نسبت به حاشيه تو رفتگي بدهيد بايد از اين گزينه استفاده نمائيد كه براي لاتين (Left) و براي فارسي (Right) را انتخاب مي كنيد.

• بطور ويژه (Spacial) : اگر اين گزينه را برگزينيد و فهرست رو به پائين اين گزينه را باز كنيد به گزينه هاي زير برخواهيد خورد.

-None : هيچ اتفاقي نخواهد افتاد.

-First Line: سطر اول را به جلو و عقب ميراند.

-Hanging : متن را غير از سطر اول به عقب و جلو ميراند.

انواع پاراگراف :

طبق قوانين بين المللي تايپ ميتوان پاراگرافها را به سه دسته تقسيم كرد:

پاراگراف قالبي : در اين نوع پاراگراف هيچ نوع تورفتگي از چپ و راست مشاهده نمي شود و متن از ابتداي پاراگراف شروع و تا انتها ادامه دارد. در اين حالت ميتوانيد توسط گزينه Special و با انتخاب گزينه None اين عمل را انجام دهيدو يا ميتوانيد متن خود را بلوك كرده از نوار ابزار Formatting كليد Justify و يا از كليد تركيبي Ctrl+J استفاده كنيد.

پاراگراف نيمه قالبي : در اين نوع پاراگراف تنها سطر اول به داخل ميرود و بقيه سطرها به حالت عادي تايپ ميشود. يعني سطر اول كوتاهتر از سطرهاي ديگر است. در اين حالت توسط گزينه Special و با انتخاب گزينه First Line را انتخاب نمائيد و سپس در جلو آن اندازه تو رفتگي لازم را بدهيد.

پاراگراف زائده دار : اين نوع پاراگراف داراي زائده اضافي در سطر اول است يعني سطر اول داراي طول بيشتري نسبت به بقيه سطرهاست. در اين حالت توسط گزينه Special گزينه Hanging را انتخاب نمائيد و در كادر جلو By اندازه تورفتگي لازم را بدهيد.

- راه ساده تر براي ايجاد پاراگراف قالبي ، نيمه قالبي و زائده دار استفاده از خط كش مي باشد. يك پاراگراف سه سطري تايپ نمائيد زماني كه دو فلش خط كش (First Line, Hanging) روي هم قرار گرفته باشد، پاراگراف بصورت قالبي مي باشد .

زماني كه فلش First Line جلوتر از Hanging قرار بگيرد پاراگراف بصورت نيمه قالبي و در صورتيكه فلش Hanging جلوتر از First Line باشد پاراگراف بصورت زائده دار مي باشد .

• فاصله ها(Spacing ) :

اين گزينه براي دادن فاصله بين پاراگرافها مي باشد. هنگامي كه از نوع پاراگراف قالبي ( بدون هيچ نوع تو رفتگي ) استفاده مي كنيد طبق قوانين تايپ بايد بين پاراگرافها يك فاصله اضافي بدهيد. جهت دادن فاصله اضافي براي پاراگراف بالايي از گزينه Before ( قبلي ) و براي دادن فاصله اضافي با پاراگراف پائيني از گزينه After ( بعدي) استفاده كنيد.

• فاصله خطوط (Line Spacing) :

براي زياد يا كم كردن فاصله بين خطوط (سطرها) از اين گزينه استفاده نمائيد. هر چه قلم شما درشتر باشد فاصله بين سطرها بيشتر و هر چه قلم ريزتر باشد فاصله بين سطرها كمتر خواهد بود. . البته ميتوانيد توسط گزينه AT اين مقدار راميتوانيد كم يا زياد كنيد.

تمرين :

1- پاراگراف زير را تايپ كنيد.

2- از روي پاراگراف متن لاتين دو بار ديگر كپي و paste نمائيد تا سه پاراگراف از اين متن را داشته باشيد.

3- جمله In the name of Allah را وسط چين نمائيد.

4- توسط خط كش پاراگرافهاي خود را به حالت قالبي ، نيمه قالبي و زائده دار در آوريد:

Nick’s father was angry. Why do you want to go to Australia now? He asked. Your’re only sixteen- you can go to Australia later. College is the important thing for you now. And you can’t get to Australia and live there with only eight hundred pounds, you know.

4- پاراگراف زير را تايپ كنيد.

5- از روي پاراگراف متن لاتين دو بار ديگر كپي و paste نمائيد تا سه پاراگراف از اين متن را داشته باشيد.

6- سپس فاصله سطر پاراگرافها را تغيير دهيد.

متنی كه پيش روي شماست Ms Word با امكانات فارسي مي باشد. این آموزش در سایت میکرورایانه جهت استفاده شما علاقمندان گذاشته شده است .شركت مايكروسافت در مجموعه Office تصميم گرفت تا نسخه اي از اين گروه را ارائه كند كه داراي زبانهاي مختلف از سراسر دنيا باشد.نرم افزار Word نيز داراي زبانهاي مختلفي از سراسر دنيا مي باشد كه هر يك در اين گروه قابل انتخاب هستند.

چاپ پرونده

اكنون نوبت به آن رسيده است كه پرونده خود را به چاپ رسانيد. براي چاپ پرونده بايد از زير منوي Print از منوي File استفاده كنيد يا از كليد تركيبي و فوري Ctrl+P و يا از نشانه چاپگر روي نوار ابزار استفاده شود.

اولين گزينه اي كه در اين زيرمنو با آن برخواهيد خورد نوع چاپگر است . تعريف نوع چاپگر همانند تعريف نوع قلم بعهده ويندوز مي باشد. براي آنكه بتوانيد فرمان چاپ را صادر كنيد بايد چاپگر را در ويندوز نصب كنيد. توجه داشته باشيد در صورتي كه در Word رنگي تايپ نموديد حتماً بايد چاپگر رنگي در اختيار داشته باشيد.

• چاپ صفحات انتخابي (Page Range) : از آنجا كه ممكن است بخواهيد صفحه يا صفحات خاصي از سند خود را به چاپ برسانيد لذا در اينجا امكانات متنوعي براي چاپ صفحات وجود دارد كه عبارتند از :

-All : چاپ تمام صفحات پرونده يا سند.

- Current Page: انتخاب اين گزينه موجب خواهد شد تا صفحه جاري يعني صفحه اي كه اكنون مكان نما بر روي آن قرار گرفته به چاپ برسد.

- Selection : فقط قسمتي كه مارك شده يا بلوك شده به چاپ ميرسد.

- Pages : توسط اين گزينه ميتوانيد صفحات خود را به دلخواه انتخاب نمائيد وچاپ بگيريد بعبارتي چاپ صفحات انتخابي است. توجه داشته باشيد براي جدا كردن صفحات از علامت (,)و براي صدور فرمان چاپ صفحات پشت سرهم از علامت (–) استفاده ميشود.

مثال: 2,7,9,16و براي چاپ صفحات پشت سر هم 30-50.

• Copies : چنانچه خواستيد از يك صفحه بيش از يكي چاپ شود ميتوانيد از اين گزينه استفاده كنيد. كافيست تا تعداد كپي را در گزينه Number of copies مشخص كنيد.

- Collate : فرض را بر اين داشته باشيد كه خواستيد تا از صفحه 1 تا 15 چاپ بگيريد و تعداد كپي را روي سه قرار داده ايد ( يعني از هر صفحه 3 برگ ) حال چنانچه گزينه Collate علامت تيك داشته باشد يك بار از صفحه يك تا 15 چاپ ميشود و سپس چاپگر مرتبه دوم چاپ صفحه يك تا 15 را آغاز ميكندو پس از پايان براي بار سوم و آخرين بار ( چون تعداد كپي 3 بود) از صفحه يك تا 15 چاپ مي گيرد. يعني سه دسته 1 تا 15 جدا شده،آماده اند. اما چنانچه اين گزينه علامت تيك نداشته باشد از صفحه يك سه بار،دو سه بار، سه سه بار و ... همينطور اين عمل تا صفحه 15 كه آخرين صفحه است ادامه خواهد يافت.

• Print : در حالت عادي تمامي صفحات چاپ خواهند شد . زيرا گزينه Print روي All pages in range قرار دارد. اما چنانچه خواستيد ميتوانيد با انتخاب Odd page صفحات زوج و با انتخاب Even pages صفحات فرد را به چاپ برسانيد. اين انتخاب به شما كمك ميكند تا در مواردي مثل تهيه جزوه بتوانيد پشت و رو چاپ بگيريد ( يعني اول صفحات فرد را چاپ گرفته و سپس كاغذ را بر عكس در چاپگر قرار داده و بعد فرمان چاپ صفحات زوج را صادر مي كنيم تا صفحات زوج پشت صفحات فرد چاپ شوند).

تمرين :

1- يك سند به دلخواه باز كنيد كه حداقل 10 صفحه باشد .

2- صفحه 4 را در دو نسخه چاپ كنيد.

3- يك قسمتي از سند را بلوك نمائيد و فقط همان قسمت بلوك شده را چاپ كنيد.

+ نوشته شده در یکشنبه هفدهم شهریور ۱۳۸۷ ساعت 3:12 توسط ق. ارشادی |

عصر رایانه

فناوری اطلاعات - شبکه - رایانه - نرم/سخت افزار

آموزش گام به گام ‏Microsoft Word

نوشته‌های پیشین

آرشیو موضوعی

پیوندها